Wystawienie faktury nie oznacza, że firma otrzymała pieniądze. Do momentu zapłaty mamy należność.
Załóżmy, że w maju firma sprzedała towary za 200 tys. zł. Na rachunek wpłynęło tylko 140 tys. zł. Pozostałe 60 tys. czeka na zapłatę. Firma wykonała swoją część pracy, ale nadal finansuje klienta.
Jeżeli termin płatności wynosi 30 dni, jest to normalny element biznesu. Problem zaczyna się wtedy, gdy 30 dni zmienia się w 60, 90 albo 120.
Przy dużej liczbie klientów trudno zauważyć pogorszenie sytuacji. Sprzedaż może nawet rosnąć, a jednocześnie coraz większa jej część pozostaje niezapłacona.
Nie patrz tylko na sumę należności
Warto obserwować również ich wiek. Inaczej należy patrzeć na fakturę wystawioną pięć dni temu, a inaczej na fakturę, która jest 70 dni po terminie.
Dobre zarządzanie należnościami zaczyna się przed wystawieniem faktury: komu sprzedajemy, jaki dajemy termin, czy klient zawsze płaci terminowo i czy przy większym zamówieniu nie warto pobrać zaliczki.